Privacy notice
Informacja administratora o przetwarzaniu danych osobowych w związku z udziałem
w wydarzeniu
„XX Zjazd Polskiego Towarzystwa Badań Radiacyjnych”
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (dalej: RODO) informujemy, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dyrektor Instytutu Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk, ul. Radzikowskiego 152, 31-342 Kraków.
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych możliwy jest pod adresem dpo@ifj.edu.pl.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie: 2
a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy uczestnictwa
w konferencji/sympozjum/warsztatach 1),
b) dane osobowe pozyskane w celu wydania przepustek oraz dane z monitoringu wizyjnego, którym objęty jest teren IFJ PAN, przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust 1 lit. f RODO, tj. uzasadnionego interesu administratora, oraz zgodnie z Regulaminem wstępu na teren IFJ PAN, w celu zapewnienia bezpieczeństwa,
c) art. 6 ust. 1 lit. a. RODO - w przypadku wyrażenia zgody na udział w kolacji konferencyjnej i związane z tym przetwarzanie danych dot. preferencji żywieniowych, 3
d) art. 9 ust. 2 lit. a. RODO - w przypadku wyrażenia zgody na udział w kolacji konferencyjnej i związane z tym przetwarzanie danych dot. preferencji żywieniowych, 3
e) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora tj. w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami,
f) inne. 4
Następnie Pani/Pana dane będą przechowywane w celu wypełnienia obowiązku archiwizacji dokumentów wynikającego z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym
i archiwach.
4. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, posiada Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Zgodę można wycofać:
· przesyłając wiadomość pocztą elektroniczną na adres sekretariat.ccb@ifj.edu.pl
· osobiście stawiając się w sekretariacie Oddziału Zastosowań Fizyki NO6
5. Pani/Pana dane będą udostępniane następującym odbiorcom lub kategoriom odbiorców: 5
· podmiotom współpracującym z IFJ PAN w ramach współpracy naukowej Polskim Towarzystwem Badań Radiacyjnych,
· dostawcom niezbędnych usług na podstawie stosownych umów (np. usługi kurierskie, pocztowe, wydawnicze dla IFJ PAN),
· podmiotom i instytucjom upoważnionym do dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa ( np. sąd, policja, organy podatkowe),
· wszystkim osobom mającym dostęp do Internetu i opublikowanych tam list uczestników/ zdjęć / nagrań 1
6. Pani/Pana dane będą przechowywane: 6
- w celu prawidłowego zrealizowania i rozliczenia konferencji/sympozjum/warsztatów 1 na podstawie przepisów prawa o archiwizacji dokumentów oraz zgodnie z obowiązującym w
IFJ PAN Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt – przez okres 5 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy,
- dane osobowe pochodzące z monitoringu wizyjnego będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 90 dni, a w przypadku gdy nagranie jest lub może być dowodem w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa – do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Dane osobowe podane w celu umożliwienia wstępu na teren IFJ PAN przechowywane będą na podstawie przepisów prawa o archiwizacji dokumentów oraz zgodnie z obowiązującym w IFJ PAN Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt – przez okres 10 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy,
- w celu informowania o przyszłych wydarzeniach naukowych organizowanych przez IFJ PAN – do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie,
- w celu publikacji listy uczestników na stronie internetowej - do zakończenia konferencji lub do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie,
- dane osobowe, o których mowa w pkt. 3 lit. j) przetwarzane będą przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
7. Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu,
8. Posiada Pani/Pan prawo do żądania realizacji swoich praw wynikających z RODO, tj.:
- dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
- sprostowania (poprawiania) swoich danych,
- usunięcia danych osobowych (nie dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa),
- ograniczenia przetwarzania danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
9. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa; www.uodo.gov.pl), jeśli uważa Pani/Pan, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z wymogami prawnymi.
10. Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Konsekwencją niepodania danych osobowych, o których mowa w pkt. 3 lit. a), lit. b) i lit. c) będzie brak możliwości wzięcia udziału w wydarzeniu. Niepodanie danych, o których mowa w pkt. 3 lit. h) i lit. i) skutkować będzie niemożnością przygotowania posiłku zgodnego z Pani/Pana preferencjami żywnościowymi. Niepodanie pozostałych danych nie niesie ze sobą konsekwencji. 6
Legenda:
1 Należy wybrać właściwe
2 Należy wskazać rodzaje przetwarzania zgodne ze stanem faktycznym
3 Przetwarzanie danych na podstawie zgody wymaga wyrażenia zgody podmiotu danych (np. przez zakliknięcie odpowiednich okienek w formularzu rejestracyjnym); na każdy rodzaj przetwarzania musi być oddzielna zgoda; zgoda musi być wyrażona dobrowolnie, świadomie i jednoznacznie
4 Należy wymienić jeśli są inne cele/podstawy prawne przetwarzania
5 Należy wskazać odbiorców danych zgodnie ze stanem faktycznym
6 Należy wybrać właściwe, tak by było spójne z rodzajami przetwarzania wskazanymi w pkt. 3
