KOPAL Workshop

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych – KOPAL WORKSHOP

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (dalej: RODO) informujemy, że:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest  Instytut Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk (IFJ PAN), ul. Radzikowskiego 152, 31-342 Kraków;

Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych możliwy jest pod adresem dpo@ifj.edu.pl;

Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w celu i na podstawie:

• w celu zawarcia oraz wykonania umowy uczestnictwa w wydarzeniu pn. KOPAL Workshop (dalej: Wydarzenie), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• w celu organizacji Wydarzenia, na podst. art. 6 ust. 1 lit. e RODO, w zw. z przepisami Ustawy z dnia 10 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk, §6 i §7 Statutu IFJ PAN oraz realizowaną na tej podstawie misją IFJ PAN, jaką jest tworzenie wiedzy niezbędnej do rozwiązywania problemów i wyzwań stojących przed współczesną nauką, społeczeństwem oraz gospodarką, a także komunikowanie tej wiedzy;
• w celu udostępnienia listy uczestników na stronie internetowej Wydarzenia: www.indico.ifj.edu.pl (na podst. art. 6 ust. 1 lit. a RODO  - tj. na podstawie udzielonej zgody);
• w celu wydania przepustki umożliwiającej wejście na teren IFJ PAN, oraz dane z monitoringu wizyjnego, którym objęty jest teren IFJ PAN,  będą przetwarzane na podst. art. 6 ust 1 lit. e RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO,  w związku z przepisami Ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk, ustawy  z dnia 29 listopada 2000 r. Prawo atomowe oraz ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia, zgodnie z Regulaminem wstępu na teren IFJ PAN, w celu zapewnienia bezpieczeństwa na terenie Instytutu, ochrony tajemnicy IFJ PAN oraz ochrony osób  i mienia;
• w celach dokumentacyjnych, informacyjnych i promowania nauki, poprzez dokumentowanie Wydarzenia w postaci zdjęć (na podst. art. 6 ust. 1 lit. a RODO tj. na podstawie udzielonej zgody na utrwalanie wizerunku) oraz upowszechnianie wiedzy w zakresie działalności Instytutu (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO, w zw. z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych – tj. na podstawie udzielonego zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku) na stronie internetowej IFJ PAN i Laboratoire de Physique des 2 Infinis Irène Joliot-Curie, w Biuletynie IFJ PAN, na oficjalnych kontach w mediach społecznościowych (Facebook) IFJ PAN;
• w celu wywiązania się z obowiązków prawnych w zakresie dokumentacji finansowo-księgowej i sprawozdawczej (na podst. art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w oparciu o przepisy prawa podatkowego i ustawy o rachunkowości);
• w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, jeśli w przyszłości zaistniałaby taka konieczność, w związku z zawartą umową (na podst. art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. uzasadnionego interesu administratora).

W zakresie rozpowszechniania wizerunku, posiada Pani/Pan prawo do wniesienia sprzeciwu na jego rozpowszechnianie.  Sprzeciw można wnieść:

• przesyłając wiadomość pocztą elektroniczną na adres dyrektor@ifj.edu.pl,
• przesyłając wiadomość pocztą tradycyjną na adres Administratora,
• osobiście stawiając się w siedzibie Administratora.

Pani/Pana dane będą udostępniane następującym odbiorcom lub kategoriom odbiorców:

• podmiotom i instytucjom upoważnionym do dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa (np. sąd, policja, organy podatkowe);
• wszystkim osobom mającym dostęp do Internetu i opublikowanych tam list uczestników i zdjęć.

Dane osobowe zarejestrowane przez system monitoringu wizyjnego nie będą udostępniane podmiotom trzecim. Mogą zostać udostępnione wyłącznie organom upoważnionym na podstawie odrębnych przepisów prawa.

Pani/Pana dane będą przechowywane:

• celu prawidłowego zrealizowania wydarzenia na podstawie przepisów prawa o archiwizacji dokumentów – przez okres 5 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy;
• w celu publikacji listy uczestników na stronie internetowej – do zakończenia wydarzenia lub do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie;
• dane osobowe w postaci wizerunku będą przechowywane do momentu cofnięcia zezwolenia na jego rozpowszechnianie lub do momentu wniesienia sprzeciw na jego rozpowszechnianie;
• dane osobowe będą zarejestrowane w formie elektronicznej w postaci obrazu z monitoringu wizyjnego oraz przechowywane przez okres nie dłuższy niż 90 dni.  W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin przetwarzania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania;
• dane osobowe podane w celu wydania przepustki przechowywane będą – na podstawie przepisów prawa o archiwizacji dokumentów oraz zgodnie z obowiązującym w IFJ PAN Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt – przez okres 10 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy;
• dane osobowe, o których mowa w pkt. 3 lit. g) przetwarzane będą, jeśli zajdzie taka potrzeba, przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

Posiada Pani/Pan prawo do żądania realizacji swoich praw wynikających z RODO, tj.:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania (poprawiania) swoich danych (w przypadku monitoringu wizyjnego w ograniczonym zakresie);
• usunięcia danych osobowych (nie dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa);
• ograniczenia przetwarzania danych;
•  wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.

Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa; www.uodo.gov.pl), jeśli uważa Pani/Pan, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z wymogami prawnymi.

Podanie danych osobowych, o których mowa w pkt. 3 lit. a), b), d), f) i g) jest niezbędne do wzięcia udziału w Wydarzeniu. Konsekwencją niepodania danych osobowych, będzie brak możliwości wzięcia udziału w Wydarzeniu. Podanie danych, o których mowa w pkt. 3 c) i e) jest dobrowolne, a ich niepodanie nie niesie ze sobą konsekwencji.