Polish Accelerators School. Selected topics of Particle Acceleration

Polish version

REGULAMIN UDZIAŁU W SZKOLE AKCELERATOROWEJ

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady udziału w Szkole Akceleratorowej (wydarzenie)oraz zasady zwrotu kosztów przejazdów krajowych związanych z udziałem w wydarzeniu.
2. Wydarzenie odbędzie się w dniu 19 października 2026 r., w Instytucie Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk (IFJ PAN) przy ul. Radzikowskiego 152, 31-342 Kraków.
3. Organizatorem wydarzenia jest IFJ PAN.
4. Celem wydarzenia jest umożliwienie uczestnikom zdobycia i pogłębienia wiedzy oraz wymiany doświadczeń w zakresie tematyki objętej programem wydarzenia.

§ 2. Uczestnicy Szkoły Akceleratorowej

1. Uczestnikiem wydarzenia może być student posiadający ważną legitymację studencką lub młody naukowiec zgodnie z art.360 ust.3 ustawy z 20 lipca 2018r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce posiadający afiliację jednostki naukowej.
2. Uczestnik zobowiązany jest do posiadania ważnej legitymacji studenckiej w całym okresie udziału w wydarzeniu,
3. Organizator może poprosić uczestnika o okazanie ważnej legitymacji studenckiej w celu potwierdzenia uprawnienia do udziału w wydarzeniu.
4. Udział w wydarzeniu wymaga wcześniejszego zgłoszenia oraz potwierdzenia udziału przez Organizatora.
5. Liczba uczestników może być ograniczona ze względów organizacyjnych.

§ 3. Wykładowcy

1. Wykładowcą Szkoły Akceleratorowej mogą być w szczególności pracownicy naukowi i nauczyciele akademiccy.
2. Wykładowcy są zapraszani przez Organizatora na podstawie zaproszenia.
3.  Wykładowca otrzyma zwrot kosztów podróży w zakresie kosztów przejazdów i noclegów na zasadach określonych w przepisach w sprawie ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. W celu uzyskania zwrotu kosztów Wykładowca zobowiązany jest, w terminie 7 dni od ich poniesienia, dokonać rozliczenia poniesionych kosztów, przedstawiając na tę okoliczność stosowne dokumenty, np. bilety itp. Strony dopuszczają możliwość rozliczenia ww. kosztów na podstawie noty wystawionej przez jednostkę zatrudniającą Wykładowcę.

§ 4. Wyżywienie

1. W trakcie trwania wydarzenia Organizator zapewnia uczestnikom wyżywienie.
2. W ramach wyżywienia Organizator zapewnia:
1. przerwę kawową,
2. obiad.
3. Wyżywienie jest zapewniane zgodnie z programem wydarzenia.
4. Koszty wyżywienia zapewnianego przez Organizatora ponosi Organizator.

§ 5. Zwrot kosztów przejazdu

1. Uczestnik wydarzenia o statusie studenta z innego ośrodka akademickiego może otrzymać zwrot kosztów przejazdów krajowych związanych z udziałem w wydarzeniu, na zasadach określonych w ust. 2-6 oraz § 6.
2. Zwrotowi podlegają koszty przejazdu pociągiem w klasie 2, na podstawie faktycznie poniesionych i udokumentowanych kosztów.
3. Podstawą dokonania zwrotu kosztów przejazdu jest przedłożenie Organizatorowi odpowiednich biletów kolejowych.
4. Zwrot kosztów przejazdu zostanie dokonany przelewem na rachunek bankowy wskazany przez uczestnika, w terminie do 14 dni od dnia dostarczenia Organizatorowi kompletu prawidłowych dokumentów.
5. Zwrot kosztów przejazdu pociągiem w klasie 1 nie przysługuje.
6. Zwrotowi nie podlegają koszty dodatkowe niezwiązane bezpośrednio z przejazdem.

§ 6. Dokumenty niezbędne do zwrotu kosztów

1. W celu otrzymania zwrotu kosztów uczestnik zobowiązany jest dostarczyć:
1. bilety kolejowe potwierdzające poniesienie kosztów przejazdu,
2. wypełniony formularz zwrotu kosztów przejazdu,
3. numer rachunku bankowego, na który ma zostać dokonany zwrot kosztów.
2. W przypadku biletu elektronicznego uczestnik może dostarczyć jego wersję elektroniczną.
3. Termin 14 dni na dokonanie zwrotu kosztów liczony jest od dnia dostarczenia kompletu prawidłowych dokumentów.
4. W przypadku stwierdzenia braków lub nieprawidłowości w dokumentacji Organizator może zwrócić się do uczestnika o ich uzupełnienie. Termin, o którym mowa w ust. 3, biegnie od dnia dostarczenia kompletnej dokumentacji.

§ 7. Obowiązki uczestnika

1. Uczestnik zobowiązany jest do udziału w zajęciach i innych aktywnościach przewidzianych w programie wydarzenia.
2. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania zasad organizacyjnych obowiązujących podczas wydarzenia.
3. Uczestnik zobowiązany jest do podawania Organizatorowi prawdziwych i aktualnych danych niezbędnych do: udziału w wydarzeniu oraz dokonania zwrotu kosztów przejazdu.

§ 8. Postanowienia końcowe

1. Uczestnik, poprzez zgłoszenie udziału w wydarzenia, akceptuje postanowienia niniejszego Regulaminu.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem decyzję podejmuje Organizator.
3. Regulamin obowiązuje od dnia jego ogłoszenia.