Privacy notice
Polish version:
Informacja administratora o przetwarzaniu danych osobowych w związku z udziałem
w warsztatach 2nd Workshop Research and Innovation in Poland
– Research Programme for Linear Accelerator (dalej: Wydarzenie)
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (dalej: RODO) informujemy, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk, ul. Radzikowskiego 152, 31-342 Kraków (dalej: IFJ PAN lub Administrator).
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych możliwy jest pod adresem dpo@ifj.edu.pl
3. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w celu i na podstawie:
a) w celu organizacji Wydarzenia, na podst. art. 6 ust. 1 lit. e RODO, w zw. z przepisami Ustawy
z dnia 10 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk, §6 i §7 Statutu IFJ PAN oraz realizowaną na tej podstawie misją instytutu, jaką jest tworzenie wiedzy niezbędnej do rozwiązywania problemów i wyzwań stojących przed współczesną nauką, społeczeństwem oraz gospodarką, a także komunikowanie tej wiedzy,
b) w celu zawarcia oraz wykonania umowy uczestnictwa w Wydarzeniu (na podst. art. 6 ust. 1
lit. b RODO),
c) w celach dokumentacyjnych, informacyjnych i promowania nauki, poprzez dokumentowanie Wydarzenia w postaci zdjęć i/lub nagrań audio/wideo (na podst. art. 6 ust. 1 lit. a RODO
- tj. na podstawie udzielonej zgody na utrwalanie wizerunku i/lub brzmienia głosu) oraz upowszechnianie wiedzy w zakresie działalności Instytutu (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO, w zw. z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych – tj. na podstawie udzielonego zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku na stronie internetowej Wydarzenia i w mediach społecznościowych ( facebook i LinkedIn)
d) w celu wywiązania się z obowiązków prawnych w zakresie dokumentacji finansowo-księgowej i sprawozdawczej (na podst. art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w oparciu o przepisy prawa podatkowego i ustawy o rachunkowości),
e) w celu zapewnienia bezpieczeństwa na terenie IFJ PAN (na podst. art. 6 ust 1 lit. e RODO oraz
art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z przepisami Ustawy z dnia 10 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk, ustawy z dnia 29 listopada 2000 r. Prawo atomowe oraz Ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r o ochronie osób i mienia, oraz w oparciu o przepisy wewnętrzne, tj. Regulamin wstępu na teren IFJ PAN) – dotyczy danych osobowych pozyskanych w celu wydania przepustek oraz danych zarejestrowanych przez kamery monitoringu wizyjnego, którym objęty jest teren IFJ PAN,
f) w celu informowania Pani/Pana o przyszłych wydarzeniach naukowych organizowanych przez IFJ PAN (na podst. art. 6 ust. 1 lit. a RODO - tj. na podstawie udzielonej zgody),
g) w celu udostępnienia listy uczestników na stronie internetowej Wydarzenia (na podst. art. 6 ust. 1 lit. a RODO - tj. na podstawie udzielonej zgody),
h) w celu uwzględniania Pani/Pana preferencji żywieniowych w związku z organizacją posiłków (art. 6 ust. 1 lit. a. RODO i/lub art. 9 ust. 2 lit. a. RODO - tj. na podstawie zgody – odpowiednio: w odniesieniu do diety wegańskiej/wegetariańskiej oraz w odniesieniu do diet wynikających
z chorób lub alergii pokarmowych oraz diet wyznaniowych),
i) w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, jeśli w przyszłości zaistniałaby taka konieczność, w związku z zawartą umową (na podst. art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. uzasadnionego interesu administratora),
4. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, posiada Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody
w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. W zakresie rozpowszechniania wizerunku, ma Pani/Pan prawo do cofnięcia zezwolenia na rozpowszechnianie oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec rozpowszechniania.
Można to zrobić:
Ø przesyłając wiadomość pocztą elektroniczną na adres dai_konf@ifj.edu.pl,
Ø przesyłając wiadomość pocztą tradycyjną na adres Administratora,
Ø osobiście stawiając się w siedzibie Administratora.
5. Pani/Pana dane osobowe mogą zostać udostępnione następującym odbiorcom lub kategoriom odbiorców:
Ø podmiotom i instytucjom upoważnionym do dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa (np. urząd skarbowy, sąd, policja, organy podatkowe),
Ø dostawcom niezbędnych usług na podstawie stosownych umów na catering i kolację.
Ø wszystkim osobom mającym dostęp do Internetu i opublikowanych tam list uczestników oraz/ zdjęć / nagrań z Wydarzenia
6. Pani/Pana dane będą przechowywane:
Ø w celu prawidłowego wykonania i rozliczenia umowy uczestnictwa w Wydarzeniu - zgodnie
z obowiązującymi przepisami prawa oraz obowiązującym w IFJ PAN Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt – przez okres 5 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy;
Ø dane osobowe pochodzące z monitoringu wizyjnego będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 90 dni, a w przypadku gdy nagranie jest lub może być dowodem w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa – do czasu prawomocnego zakończenia postępowania; dane osobowe podane w celu wydania przepustki umożliwiającej wstęp na teren IFJ PAN przechowywane będą - zgodnie z obowiązującym w IFJ PAN Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt - przez okres 10 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy,
Ø w celu informowania o przyszłych wydarzeniach naukowych organizowanych przez IFJ PAN
– do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie,
Ø w celu udostępnienia listy uczestników na stronie internetowej - do zakończenia Wydarzenia lub do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie,
Ø w celu uwzględnienia preferencji żywieniowych - do zakończenia Wydarzenia lub do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie,
Ø dane osobowe w postaci wizerunku i/lub brzmienia głosu będą przetwarzane przez 2 lata lub do momentu cofnięcia zezwolenia na ich rozpowszechnianie lub wniesienia sprzeciwu wobec rozpowszechniania,
Ø dane osobowe, o których mowa w pkt. 3 lit. i) przetwarzane będą, jeśli zajdzie taka potrzeba, przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
7. Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu,
8. Posiada Pani/Pan prawo do żądania realizacji swoich praw wynikających z RODO, tj.:
- dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
- sprostowania (poprawiania) swoich danych,
- usunięcia danych osobowych (nie dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa),
- ograniczenia przetwarzania danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
9. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Moniuszki 1A, 00 - 014 Warszawa; www.uodo.gov.pl), jeśli uważa Pani/Pan, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z wymogami prawnymi.
10. Podanie danych osobowych, o których mowa w pkt. 3 lit. a), b), d) i e) jest niezbędne do wzięcia udziału w Wydarzeniu. Konsekwencją niepodania danych osobowych, będzie brak możliwości wzięcia udziału w Wydarzeniu. Podanie danych osobowych, o których mowa w pkt. 3 lit. h) jest dobrowolne, a konsekwencją ich niepodania będzie brak możliwości przygotowania specjalnego posiłku. Podanie danych, o których mowa w pkt. 3 c), f) i g) jest również dobrowolne, a ich niepodanie nie niesie ze sobą konsekwencji.