Privacy notice
Informacja administratora o przetwarzaniu danych osobowych w związku z udziałem
w konferencji 14th International Conference on Neutron Scattering and Complementary Methods in Modern Research (dalej: Wydarzenie)
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE
L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (dalej: RODO) informujemy, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk, ul. Radzikowskiego 152, 31-342 Kraków (dalej: IFJ PAN lub Administrator).
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych możliwy jest pod adresem dpo@ifj.edu.pl
3. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:
a) zawarcia oraz wykonania umowy uczestnictwa w Wydarzeniu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
b) rozliczenia umowy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w oparciu o przepisy prawa podatkowego i ustawy o rachunkowości),
c) informowania o przyszłych wydarzeniach naukowych organizowanych przez IFJ PAN
(art. 6 ust. 1 lit. a RODO - tj. na podstawie udzielonej zgody),
d) udostępnienia listy uczestników na stronie internetowej Wydarzenia (art. 6 ust. 1 lit. a RODO - tj. na podstawie udzielonej zgody),
e) promowania nauki (art. 6 ust. 1 lit. a RODO - tj. na podstawie udzielonej zgody na utrwalanie wizerunku i/lub brzmienia głosu w postaci zdjęć, nagrań audio, nagrań wideo
i rozpowszechnianie tych materiałów na stronach internetowych organizatorów konferencji)
f) uwzględniania Pani/Pana preferencji żywieniowych w związku z organizacją posiłków
(art. 6 ust. 1 lit. a. RODO i/lub art. 9 ust. 2 lit. a. RODO - tj. na podstawie zgody – odpowiednio: w odniesieniu do diety wegańskiej i wegetariańskiej i/lub w odniesieniu do diet wynikających
z chorób lub alergii pokarmowych oraz diet wyznaniowych,
g) dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami w związku z zawartą umową
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes administratora),
4. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, posiada Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody
w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Zgodę można wycofać:
Ø przesyłając wiadomość pocztą elektroniczną na adres neutrons2026@ifj.edu.pl,
Ø przesyłając wiadomość pocztą tradycyjną na adres Administratora,
Ø osobiście stawiając się w siedzibie Administratora.
5. Pani/Pana dane osobowe mogą zostać udostępnione następującym odbiorcom lub kategoriom odbiorców:
Ø podmiotom i instytucjom upoważnionym do dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa (np. urząd skarbowy, sąd, policja, organy podatkowe),
Ø dostawcom niezbędnych usług na podstawie stosownych umów
Ø hotelom w celu rezerwacji miejsc,
Ø każdemu, kto ma dostęp do Internetu – w zakresie publikacji listy uczestników i zdjęć (jeśli wyrażono zgodę).
6. Pani/Pana dane będą przechowywane:
Ø w celu prawidłowego wykonania i rozliczenia umowy uczestnictwa w Wydarzeniu - zgodnie
z obowiązującymi przepisami prawa oraz obowiązującym w IFJ PAN Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt – przez okres 5 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy;
Ø w celu informowania o przyszłych wydarzeniach naukowych organizowanych przez IFJ PAN
– przez 2 lata lub do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie,
Ø w celu udostępnienia listy uczestników na stronie internetowej - do zakończenia konferencji lub do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie,
Ø w celu uwzględnienia preferencji żywieniowych - do zakończenia konferencji lub do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie,
Ø dane osobowe w postaci wizerunku i/lub brzmienia głosu będą przechowywane przez 2 lata lub do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie,
Ø dane osobowe, o których mowa w pkt. 3 lit. g) przetwarzane będą, jeśli zajdzie taka potrzeba, przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
7. Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu,
8. Posiada Pani/Pan prawo do żądania realizacji swoich praw wynikających z RODO, tj.:
- dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
- sprostowania (poprawiania) swoich danych,
- usunięcia danych osobowych (nie dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa),
- ograniczenia przetwarzania danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
9. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa; www.uodo.gov.pl), jeśli uważa Pani/Pan, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z wymogami prawnymi.
10. Podanie danych osobowych, o których mowa w pkt. 3 lit. a) i lit. b) jest niezbędne do wzięcia udziału w Wydarzeniu. Konsekwencją niepodania danych osobowych, będzie brak możliwości wzięcia udziału w Wydarzeniu. Podanie danych osobowych, o których mowa w pkt. 3 lit. f) jest dobrowolne, a konsekwencją ich niepodania będzie brak możliwości przygotowania specjalnego posiłku. Podanie danych, o których mowa w pkt. 3 c), d) i e) jest również dobrowolne, a ich niepodanie nie niesie ze sobą konsekwencji.
