Privacy notice
Information on the Processing of Personal Data for Participants of the Event: 'Małopolska: Fostering Collaboration for Research Success – Project Launch
In accordance with Article 13(1) and (2) of the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (OJ L 119, 04.05.2016, p. 1, as amended) (hereinafter: GDPR), we inform you that we jointly process your personal data and provide the essential content of the joint arrangements of the Joint Controllers.
The Joint Controllers of your personal data are:
a. Institute of Nuclear Physics, Polish Academy of Sciences, ul. Radzikowskiego 152, 31-342 Kraków (hereinafter: "Executive Joint Controller"),
b. AGH University of Science and Technology in Kraków, al. Mickiewicza 30, 30-059 Kraków (hereinafter: "Joint Controller"),
c. Jagiellonian University, ul. Gołębia 24, 31-007 Kraków (hereinafter: "Joint Controller"),
d. Hugo Kołłątaj University of Agriculture, al. Mickiewicza 21, 31-120 Kraków (hereinafter: "Joint Controller"),
e. Cracow University of Technology, ul. Warszawska 24, 31-155 Kraków (hereinafter: "Joint Controller").
1. Joint administration of personal data under Article 26(1) GDPR does not affect the exercise of your rights under the GDPR. According to the arrangements between the Joint Controllers, each Joint Controller is responsible for processing personal data in compliance with the GDPR.
2. The Joint Controllers have designated a contact point for matters concerning personal data processing: email: dpo@ifj.edu.pl. Additionally, you may contact any of the Joint Controllers regarding data processing.
3. Your personal data will be processed based on:
a. Article 6(1)(b) GDPR – processing necessary for the performance of the participation agreement in the event "Małopolska: Fostering Collaboration for Research Success – Project Launch" organized within the project "Małopolska – Inspiration for Your Research Journey" (hereinafter: "Event"),
b. Data from video monitoring covering the AGH University premises, processed based on Article 6(1)(f) GDPR, i.e., the legitimate interest of the controller, and in accordance with the Rules for Entry to AGH University, to ensure security,
c. Article 6(1)(a) GDPR – in the case of consent – for the purpose of publishing the list of participants on the Event’s website,
d. Article 6(1)(a) GDPR – in the case of consent to record and disseminate your image – for documentation, informational, and promotional purposes on the organizers’ websites or social media and by the National Agency for Academic Exchange as the entity funding the project,
e. Article 6(1)(f) GDPR – for purposes arising from the legitimate interests of the controller, i.e., to pursue or defend against claims,
f. Article 6(1)(a) GDPR – in case of using the lunch service and related processing of data regarding dietary preferences.
Subsequently, your data will be stored to fulfill archival obligations under the Act of 14 July 1983 on the National Archival Resource and Archives.
4. If processing is based on consent, you have the right to withdraw consent at any time without affecting the lawfulness of processing carried out based on consent prior to its withdrawal. Consent may be withdrawn by:
a. sending an email to dyrektor@ifj.edu.pl,
b. sending a letter to the Executive Controller,
c. appearing in person at the Executive Controller's office.
5. Your data will be disclosed to the following recipients or categories of recipients:
a. entities and institutions authorized to access or receive personal data under the law (e.g., courts, police, tax authorities),
b. all persons with internet access to published participant lists and photos,
c. National Agency for Academic Exchange as the funding institution of the project.
6. Your data will be stored:
a. for proper implementation of the event based on legal provisions and in accordance with IFJ PAN's Unified File Index – for 5 years from 1 January of the year following the final resolution of the matter,
b. video monitoring data – for no longer than 90 days, or until the legal proceedings are concluded if the recording is or may be evidence; personal data provided for access to AGH premises will be stored according to legal archival rules and AGH’s Unified File Index – for …… years from 1 January of the year following the final resolution of the matter,
c. for publication of the participants’ list on the website – until the completion of the project or withdrawal of consent,
d. image data – until consent is withdrawn,
e. data processed under point 3(e) – for as long as necessary to pursue or defend against claims,
f. data related to meal preparation – until the end of the event or withdrawal of consent,
g. for project settlement purposes (application no. BPI/EUR/2024/1/00006) in accordance with NAWA competition regulations.
7. Your personal data will not be subject to automated processing, including profiling.
8. You have the right to exercise your GDPR rights, i.e., to:
a. access your data and receive a copy,
b. rectify your data,
c. erase personal data (does not apply if processing is necessary to fulfill a legal obligation),
d. restrict data processing,
e. object to processing.
9. You have the right to lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (UODO) at Stawki 2, 00-193 Warsaw, Poland; www.uodo.gov.pl, if you believe your personal data is processed unlawfully.
10. Providing personal data is voluntary. Failure to provide data under points 3(a) and 3(b) will prevent participation in the event. Not providing other data will not have any consequences.
-----------------------------------------------------
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych dla uczestników wydarzenia pn. „Małopolska: Fostering Collaboration for Research Success – Project Launch”
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (dalej: RODO) informujemy, że wspólnie przetwarzamy Państwa dane osobowe oraz informujemy o zasadniczej treści wspólnych uzgodnień Współadministratorów.
Współadministratorami Pani/Pana danych osobowych są:
a. Instytut Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk, ul. Radzikowskiego 152, 31-342 Kraków (dalej: „Współadministrator Wykonawczy”),
b. Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie, al. Mickiewicza 30, 30-059 Kraków (dalej: „Współadministrator”),
c. Uniwersytet Jagielloński, ul. Gołębia 24, 31-007 Kraków (dalej: „Współadministrator”),
d. Uniwersytet Rolniczy im. Hugona Kołątaja, al. Mickiewicza 21, 31-120 Kraków (dalej: „Współadministrator”),
e. Politechnika Krakowska im. Tadeusz Kościuszki, ul. Warszawska 24, 31-155 Kraków (dalej: „Współadministrator”).
1. Wspólne administrowanie danymi osobowymi na podstawie art. 26 ust. 1 RODO nie ma wpływu na realizację uprawnień przysługujących Pani/Panu na podstawie RODO. Zgodnie z ustaleniami między Współadministratorami każdy ze Współadministratorów jest podmiotem odpowiedzialnym za zgodne z RODO przetwarzanie danych osobowych.
2. Współadministratorzy wyznaczyli punkt kontaktowy, z którym można się kontaktować w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych: e-mail: dpo@ifj.edu.pl. Niezależnie od powyższego w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można się kontaktować z każdym ze Współadministratorów.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie:
a. art. 6 ust. 1 lit. b RODO przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy uczestnictwa w wydarzeniu pn. „Małopolska: Fostering Collaboration for Research Success – Project Launch” organizowanego w ramach projektu „Małopolska – Inspiration for Your Research Journey” (dalej: „Wydarzenie”),
b. dane z monitoringu wizyjnego, którym objęty jest teren Akademii Górniczo-Hutniczej, przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust 1 lit. f RODO, tj. uzasadnionego interesu administratora, oraz zgodnie z Regulaminem wstępu na teren Akademii Górniczo-Hutniczej, w celu zapewnienia bezpieczeństwa,
c. art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w przypadku wyrażenia zgody – w celu opublikowania listy uczestników na stronie internetowej Wydarzenia,
d. art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w przypadku wyrażenia zgody na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku – w celach dokumentacyjnych, informacyjnych i promocyjnych na stronach internetowych organizatorów lub w ich mediach społecznościowych oraz Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej jako jednostki finansującej projekt,
e. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora, tj. w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami,
f. art. 6 ust. 1 lit. a. RODO – w przypadku korzystania z lunchu i związane z tym przetwarzanie danych dot. preferencji żywieniowych.
Następnie Pani/Pana dane będą przechowywane w celu wypełnienia obowiązku archiwizacji dokumentów wynikającego z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
4. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, posiada Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Zgodę można wycofać:
a. przesyłając wiadomość pocztą elektroniczną na adres dyrektor@ifj.edu.pl,
b. przesyłając wiadomość pocztą tradycyjną na adres Administratora Wykonawczego,
c. osobiście stawiając się w siedzibie Administratora Wykonawczego.
5. Pani/Pana dane będą udostępniane następującym odbiorcom lub kategoriom odbiorców:
a. podmiotom i instytucjom upoważnionym do dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa (np. sąd, policja, organy podatkowe),
b. wszystkim osobom mającym dostęp do Internetu i opublikowanych tam list uczestników i zdjęć,
c. Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej jako instytucji finansującej projekt.
6. Pani/Pana dane będą przechowywane:
a. w celu prawidłowego zrealizowania wydarzenia na podstawie przepisów prawa o archiwizacji dokumentów oraz zgodnie z obowiązującym w IFJ PAN Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt – przez okres 5 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy,
b. dane osobowe pochodzące z monitoringu wizyjnego będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 90 dni, a w przypadku gdy nagranie jest lub może być dowodem w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa – do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Dane osobowe podane w celu umożliwienia wstępu na teren AGH przechowywane będą na podstawie przepisów prawa o archiwizacji dokumentów oraz zgodnie z obowiązującym w AGH Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt – przez okres …… lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy,
c. w celu publikacji listy uczestników na stronie internetowej – do zakończenia realizacji projektu lub do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie,
d. dane osobowe w postaci wizerunku będą przechowywane do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie,
e. dane osobowe, o których mowa w pkt. 3 lit. e) przetwarzane będą przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami,
f. w celu przygotowania właściwych posiłków w czasie wydarzenia – do zakończenia wydarzenia lub do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie,
g. w celu rozliczenia realizacji projektu (wniosek nr BPI/EUR/2024/1/00006) zgodnie z regulaminem konkursów NAWA.
7. Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
8. Posiada Pani/Pan prawo do żądania realizacji swoich praw wynikających z RODO, tj.:
a. dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
b. sprostowania (poprawiania) swoich danych,
c. usunięcia danych osobowych (nie dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa),
d. ograniczenia przetwarzania danych,
e. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
9. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa; www.uodo.gov.pl), jeśli uważa Pani/Pan, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z wymogami prawnymi.
10. Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Konsekwencją niepodania danych osobowych, o których mowa w pkt. 3 lit. a) i lit. b) będzie brak możliwości wzięcia udziału w wydarzeniu. Niepodanie pozostałych danych nie niesie ze sobą konsekwencji.
