Privacy notice
Information on the essential content of the Joint Controllers’ arrangements
together with information on the processing of personal data for participants
of the event titled “Małopolska: Fostering Collaboration for Research Success – Project Launch”
organized under the project “Małopolska – Inspiration for Your Research Journey”
Pursuant to Article 13(1) and (2) of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (OJ EU L 119, 04.05.2016, p. 1, as amended) (hereinafter: GDPR), we hereby inform you that we jointly process your personal data and provide information on the essential content of the Joint Controllers’ arrangements.
The Joint Controllers of your personal data are:
- The Henryk Niewodniczański Institute of Nuclear Physics, Polish Academy of Sciences, Radzikowskiego 152, 31-342 Kraków (hereinafter: “Executive Joint Controller”),
- AGH University of Krakow, Mickiewicza 30, 30-059 Kraków (hereinafter: “Joint Controller”),
- Jagiellonian University, Gołębia 24, 31-007 Kraków (hereinafter: “Joint Controller”),
- University of Agriculture in Krakow, Mickiewicza 21, 31-120 Kraków (hereinafter: “Joint Controller”),
- Cracow University of Technology, Warszawska 24, 31-155 Kraków (hereinafter: “Joint Controller”).
1. Joint controllership under Article 26(1) GDPR does not affect the exercise of your rights under the GDPR. According to the arrangements between the Joint Controllers, each Joint Controller is responsible for processing personal data in compliance with the GDPR.
2. The Joint Controllers have appointed a contact point for matters related to the processing of personal data: e-mail: dpo@ifj.edu.pl
Regardless of the above, you may contact any of the Joint Controllers directly.
3. Your personal data will be processed on the following legal bases and for the following purposes:
a) Article 6(1)(b) GDPR – processing necessary for the performance of the agreement for participation in the event “Małopolska: Fostering Collaboration for Research Success – Project Launch” organized under the project “Małopolska – Inspiration for Your Research Journey” (hereinafter: “Event”);
b) Article 6(1)(e) GDPR in connection with the Act of 20 July 2018 – Law on Higher Education and Science and the mission implemented by the Co-organizers to conduct scientific activities, disseminate scientific achievements, participate in social development, shape civic attitudes, and support an innovation-based economy;
c) Article 6(1)(a) GDPR – if consent is provided – for the purpose of publishing the list of participants on the Event website;
d) Article 6(1)(e) GDPR – based on authorization under the Act on Copyright and Related Rights and Article 6(1)(e) GDPR, i.e. in the public interest, relating to organizing conferences and other events by public entities, under Article 11 of the Law on Higher Education and Science and the Act on the Polish Academy of Sciences – for documentation, informational and promotional purposes on: the official social media accounts (Facebook, Instagram) of AGH, UJ, IFJ PAN, UR, PK (also LinkedIn); social media accounts of their organizational units, such as AGH International Relations Centre, PK International Cooperation Department, UJ International Cooperation Centre; in AGH, PK, IFJ PAN newsletters/bulletins; in the journal “Nasz Politechnika”; on the official websites of the event organizers; on the project website “Małopolska – Inspiration for Your Research Journey”, as well as on social media (Facebook, Instagram) and websites of: The Polish National Agency for Academic Exchange, the educational portal Perspektywy, IROs Forum (International Relations Offices Forum), and the LinkedIn page of the CARDEA project – Enabling professionalisation of research management;
e) Article 6(1)(c) GDPR – processing necessary for compliance with legal obligations regarding financial and accounting documentation and reporting;
f) Article 6(1)(c) GDPR – to fulfil legal obligations arising from the Act on Public Finance Discipline – for the purpose of pursuing or defending claims.
Afterward, your data will be stored for archiving purposes as required by the Act of 14 July 1983 on the national archival resource and archives.
4. With regard to the dissemination of your image, you have the right to object to its distribution. The objection may be submitted by:
- sending an email to dyrektor@ifj.edu.pl,
- sending a traditional letter to the address of the Executive Controller,
- submitting it in person at the Executive Controller’s office.
5. Your data will be made available to the following recipients or categories of recipients:
- entities and institutions authorized to access or receive personal data under the law (e.g. courts, police, tax authorities),
- all persons with access to the Internet where lists of participants and photos are published,
- the Polish National Agency for Academic Exchange as the project funding institution.
6. Your data will be stored:
- for the correct execution of the event based on archiving regulations – for 5 years, counting from 1 January of the year following the completion of the matter,
- for publishing participant lists on the website – until the completion of the project or withdrawal of consent,
- image data – until consent for its dissemination is withdrawn or an objection is lodged,
- data referred to in point 3(f) – for the period necessary to pursue or defend legal claims,
- for project settlement purposes (application no. BPI/EUR/2024/1/00006) in accordance with NAWA regulations.
7. Your personal data will not be subject to automated decision-making, including profiling.
8. You have the right to exercise your rights under the GDPR, including the right to:
- access your data and receive a copy of it,
- rectify (correct) your data,
- erase personal data (except where processing is necessary for compliance with legal obligations),
- restrict processing,
- object to processing.
9. You have the right to lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (UODO) (address: Personal Data Protection Office, Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warsaw; www.uodo.gov.pl) if you believe that your personal data is processed in violation of legal requirements.
Providing personal data specified in the registration form is necessary for participation in the event. Granting consent for recording and dissemination of your image is required for participation in the event. Providing other personal data is voluntary and has no consequences.
-----------------------
Informacja o zasadniczej treści wspólnych uzgodnień Współadministratorów
wraz z informacją o przetwarzaniu danych osobowych dla uczestników wydarzenia
pn. „Małopolska: Fostering Collaboration for Research Success – Project Launch” organizowanego w ramach projektu „Małopolska – Inspiration for Your Research Journey”
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (dalej: RODO) informujemy, że wspólnie przetwarzamy Państwa dane osobowe oraz informujemy o zasadniczej treści wspólnych uzgodnień Współadministratorów.
Współadministratorami Pani/Pana danych osobowych są:
- Instytut Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk, ul. Radzikowskiego 152, 31-342 Kraków (dalej: „Współadministrator Wykonawczy”),
- Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie, al. Mickiewicza 30, 30-059 Kraków (dalej: „Współadministrator”),
- Uniwersytet Jagielloński, ul. Gołębia 24, 31-007 Kraków (dalej: „Współadministrator”),
- Uniwersytet Rolniczy im. Hugona Kołątaja, al. Mickiewicza 21, 31-120 Kraków (dalej: „Współadministrator”),
- Politechnika Krakowska im. Tadeusz Kościuszki, ul. Warszawska 24, 31-155 Kraków (dalej: „Współadministrator”).
1. Wspólne administrowanie danymi osobowymi na podstawie art. 26 ust. 1 RODO nie ma wpływu na realizację uprawnień przysługujących Pani/Panu na podstawie RODO. Zgodnie z ustaleniami między Współadministratorami każdy ze Współadministratorów jest podmiotem odpowiedzialnym za zgodne z RODO przetwarzanie danych osobowych.
2. Współadministratorzy wyznaczyli punkt kontaktowy, z którym można się kontaktować w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych: e-mail: dpo@ifj.edu.pl. Niezależnie od powyższego w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można się kontaktować z każdym ze Współadministratorów.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na poniższych podstawach prawnych we wskazanych celach:
a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy uczestnictwa w wydarzeniu pn. „Małopolska: Fostering Collaboration for Research Success – Project Launch” organizowanego w ramach projektu „Małopolska – Inspiration for Your Research Journey” (dalej: „Wydarzenie”);
b) art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z ustawą z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 478 z późn. zm.) oraz realizowaną przez Współorganizatorów na jej podstawie misją, jaką jest prowadzenie działalności naukowej, upowszechnianie i pomnażanie osiągnięć nauki, uczestnictwo w rozwoju społecznym, a także kształtowanie postaw obywatelskich oraz tworzenie gospodarki opartej na innowacjach;
c) art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w przypadku wyrażenia zgody – w celu opublikowania listy uczestników na stronie internetowej Wydarzenia;
d) art. 6 ust. 1 lit. e RODO – na podstawie udzielonego zezwolenia zgodnie z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO, tj. w interesie publicznym jakim jest organizowanie przez podmioty publiczne konferencji i innych wydarzeń w związku z art. 11 ustawy prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz ustawy o Polskiej Akademii Nauk– w celach dokumentacyjnych, informacyjnych i promocyjnych na: oficjalnych kontach w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram) organizatorów: AGH, UJ, IFJ PAN, UR, PK (także LinkedIn); w mediach społecznościowych ich jednostek organizacyjnych, tj. Centrum Spraw Międzynarodowych AGH, Działu Współpracy Międzynarodowych PK, Centrum Współpracy Międzynarodowej UJ; w Biuletynach / Newsletterach AGH, PK, IFJ PAN; w czasopiśmie „Nasz Politechnika"; na oficjalnych stronach internetowych organizatorów wydarzenia; na stronie projektu pn. „Małopolska – Inspiration for Your Research Journey", a także w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram) oraz na stronach internetowych: Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej, portalu edukacyjnego Perpektywy, IROs Forum (International Relations Offices Forum) oraz na portalu LinkedIN projektu CARDEA Enabling professionalisation of research management;
e) art. 6 ust. 1 lit. c – przetwarzanie jest niezbędne dla wywiązania się z obowiązków prawnych w zakresie dokumentacji finansowo-księgowej i sprawozdawczej;
f) art. 6 ust. 1 lit. c – realizacja obowiązków prawnych wynikających z ustawy o dyscyplinie finansów publicznych – w celu dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
Następnie Pani/Pana dane będą przechowywane w celu wypełnienia obowiązku archiwizacji dokumentów wynikającego z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
4. W zakresie rozpowszechniania wizerunku, posiada Pani/Pan prawo do wniesienia sprzeciwu na jego rozpowszechnianie. Sprzeciw można wnieść:
- przesyłając wiadomość pocztą elektroniczną na adres dyrektor@ifj.edu.pl,
- przesyłając wiadomość pocztą tradycyjną na adres Administratora Wykonawczego,
- osobiście stawiając się w siedzibie Administratora Wykonawczego.
5. Pani/Pana dane będą udostępniane następującym odbiorcom lub kategoriom odbiorców:
- podmiotom i instytucjom upoważnionym do dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa (np. sąd, policja, organy podatkowe),
- wszystkim osobom mającym dostęp do Internetu i opublikowanych tam list uczestników i zdjęć,
- Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej jako instytucji finansującej projekt.
6. Pani/Pana dane będą przechowywane:
- w celu prawidłowego zrealizowania wydarzenia na podstawie przepisów prawa o archiwizacji dokumentów – przez okres 5 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy,
- w celu publikacji listy uczestników na stronie internetowej – do zakończenia realizacji projektu lub do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie,
- dane osobowe w postaci wizerunku będą przechowywane do momentu cofnięcia zezwolenia na jego rozpowszechnianie lub do momentu wniesienia sprzeciw na jego rozpowszechnianie,
- dane osobowe, o których mowa w pkt. 3 lit. f) przetwarzane będą przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami,
w celu rozliczenia realizacji projektu (wniosek nr BPI/EUR/2024/1/00006) zgodnie z regulaminem konkursów NAWA.
7. Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
8. Posiada Pani/Pan prawo do żądania realizacji swoich praw wynikających z RODO, tj.:
- dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
- sprostowania (poprawiania) swoich danych,
- usunięcia danych osobowych (nie dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa),
- ograniczenia przetwarzania danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
9. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa; www.uodo.gov.pl), jeśli uważa Pani/Pan, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z wymogami prawnymi.
Podanie danych osobowych określonych w formularzu rejestracyjnym jest niezbędne do wykonania umowy uczestnictwa w wydarzeniu. Wyrażenia zgody na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku jest warunkiem niezbędnym do udziału w wydarzeniu. Podanie innych danych osobowych jest dobrowolne i nie niesie ze sobą konsekwencji.
