Privacy notice
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE(Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (dalej: RODO) informujemy, że wspólnie przetwarzamy Państwa dane osobowe oraz informujemy o zasadniczej treści wspólnych uzgodnień Współadministratorów.
Współadministratorami Pani/Pana danych osobowych są:
- Instytut Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk z siedzibą w Krakowie, przy ul. Radzikowskiego 152, (dalej "Współadministrator Wykonawczy"),
- Instytut Botaniki im. Władysława Szafera Polskiej Akademii Nauk z siedzibą przy ul. Lubicz 46, 31-512 Kraków, (dalej "Współadministrator"),
- Instytut Katalizy i Fizykochemii Powierzchni im. Jerzego Habera Polskiej Akademii Nauk, z siedzibą w Krakowie przy ul. Niezapominajek 8, (dalej "Współadministrator"),
- Instytut Farmakologii im. Jerzego Maja Polskiej Akademii Nauk, z siedzibą w Krakowie przy ul. Smętnej 12, (dalej "Współadministrator"),
- Instytut Metalurgii i Inżynierii Materiałowej im. Aleksandra Krupkowskiego Polskiej Akademii Nauk z siedzibą w Krakowie przy ul. Reymonta 25, (dalej "Współadministrator"),
- Narodowy Instytut Onkologii im. Marii Skłodowskiej-Curie – Państwowy Instytut Badawczy Oddział w Krakowie przy ul. Garncarskiej 11, 31-115 Kraków, (dalej "Współadministrator").
1. Wspólne administrowanie danymi osobowymi na podstawie art. 26 ust. 1 RODO nie ma wpływu na realizację uprawnień przysługujących Pani/Panu na podstawie RODO. Zgodnie z ustaleniami między Współadministratorami każdy ze Współadministratorów jest podmiotem odpowiedzialnym za zgodne z RODO przetwarzanie danych osobowych.
2. Współadministratorzy wyznaczyli punkt kontaktowy, z którym można się kontaktować w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych: e-mail: dpo@ifj.edu.pl. Niezależnie od powyższego w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można się kontaktować z każdym ze Współadministratorów.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie:
a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy uczestnictwa w Sympozjum Interdyscyplinarnego Centrum Nauk Fizycznych, Chemicznych, Medycznych i Biologicznych,
b) dane osobowe pozyskane w celu wydania przepustek oraz dane z monitoringu wizyjnego, którym objęty jest teren IFJ PAN, przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust 1 lit. f RODO, tj. uzasadnionego interesu administratora, oraz zgodnie z Regulaminem wstępu na teren IFJ PAN, w celu zapewnienia bezpieczeństwa,
c) art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w przypadku wyrażenia zgody - w celu opublikowania listy uczestników na stronie internetowej konferencji,
d) art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w przypadku wyrażenia zgody na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku – w celach dokumentacyjnych, informacyjnych i promocyjnych na stronach internetowych organizatorów lub w ich mediach społecznościowych,
e) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora tj. w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
f) art. 6 ust. 1 lit. a RODO - w przypadku korzystania z lunchu i związane z tym przetwarzanie danych dot. preferencji żywieniowych.
Następnie Pani/Pana dane będą przechowywane w celu wypełnienia obowiązku archiwizacji dokumentów wynikającego z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
4. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, posiada Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Zgodę można wycofać:
- przesyłając wiadomość pocztą elektroniczną na adres dyrektor@ifj.edu.pl,
- przesyłając wiadomość pocztą tradycyjną na adres Administratora Wykonawczego,
- osobiście stawiając się w siedzibie Administratora Wykonawczego.
5.Pani/Pana dane będą udostępniane następującym odbiorcom lub kategoriom odbiorców:
- podmiotom i instytucjom upoważnionym do dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa (np. sąd, policja, organy podatkowe),
- wszystkim osobom mającym dostęp do Internetu i opublikowanych tam list uczestników i zdjęć.
6. Pani/Pana dane będą przechowywane:
- w celu prawidłowego zrealizowania sympozjum na podstawie przepisów prawa o archiwizacji dokumentów oraz zgodnie z obowiązującym w IFJ PAN Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt – przez okres 5 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy,
dane osobowe pochodzące z monitoringu wizyjnego będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 90 dni, a w przypadku gdy nagranie jest lub może być dowodem w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa – do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Dane osobowe podane w celu umożliwienia wstępu na teren IFJ PAN przechowywane będą na podstawie przepisów prawa o archiwizacji dokumentów oraz zgodnie z obowiązującym w IFJ PAN Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt – przez okres 10 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy,
- w celu publikacji listy uczestników na stronie internetowej – do zakończenia sympozjum lub do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie,
- dane osobowe w postaci wizerunku będą przechowywane do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie,
- dane osobowe, o których mowa w pkt. 3 lit. e) przetwarzane będą przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami,
- w celu przygotowania właściwych posiłków w czasie sympozjum - do zakończenia sympozjum lub do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie.
7. Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu,
8. Posiada Pani/Pan prawo do żądania realizacji swoich praw wynikających z RODO, tj.:
- dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
- sprostowania (poprawiania) swoich danych,
- usunięcia danych osobowych (nie dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa),
- ograniczenia przetwarzania danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
9. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa; www.uodo.gov.pl), jeśli uważa Pani/Pan, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z wymogami prawnymi.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Konsekwencją niepodania danych osobowych, o których mowa w pkt. 3 lit. a) i lit. b) będzie brak możliwości wzięcia udziału w Sympozjum. Niepodanie pozostałych danych nie niesie ze sobą konsekwencji.
